Tendo em vista que as Paróquias e Comunidades pertencentes à Diocese de Valença formam uma unidade administrativa, cujos atos individuais têm consequências para o todo, elaboramos algumas orientações que possam ajudar a bem gerir as nossas Comunidades, lembrando que é indispensável que todos assumam com responsabilidade a sua parte, evitando-se assim, problemas de ordem legal que possam surgir.

1– Todas as entradas e saídas de valores devem ser classificadas de acordo com a DFP – Demonstrativo Financeiro Padrão e registradas na contabilidade paroquial, também as notas fiscais dos gastos com promoções ou festas.

2– Todos os gastos devem ser comprovados por documento fiscal hábil (nota fiscal ou cupom fiscal). Jamais utilizar o recibo simples. Nunca faça pagamentos sem exigir, no ato, a entrega do documento fiscal.

3– As contas bancárias somente podem ser abertas com expressa autorização do Pároco, sempre em nome da Entidade (Matriz ou Comunidade). Cada Paróquia deverá ter um controle interno da emissão dos chegues, cada chegue deverá ser informado o seu destino, mediante identificação na Nota Fiscal com a data correspondente.

4– Em nenhuma hipótese valores em dinheiro da Matriz ou Comunidades, podem ser depositados em nome de particulares.

5– As Matrizes e Comunidades, quando necessário, podem reter até um salário mínimo em mãos do Tesoureiro ou do Presidente para pagamento de pequenas despesas. Os demais valores devem ser depositados em conta bancária em nome da entidade e aplicados. Conferir com o seu gerente a aplicação mais conveniente.

6– As Comunidades devem contribuir com as despesas da Matriz. A forma e o valor desta contribuição poderão ser combinados entre as partes.

7– Lembramos que os pagamentos mensais à Mitra (contribuições através do BOLETIM MENSAL) são um dever de todas as paróquias. Estes valores devem ser repassados até o dia 15 de cada mês, juntamente com a entrega dos documentos contábeis do mês anterior.

8– Cada Paróquia (Matriz) tenha o cuidado de manter permanentemente pequena reserva financeira para emergências. Preferencialmente nunca esgotar as reservas em função de reformas ou obras. Se houver necessidade de algum empréstimo é necessário um contrato, o devido registro contábil e autorização do bispo ou do seu procurador.

9– Lembramos que é conveniente que veículos adquiridos em nome da Mitra/Paróquia não devem circular sem o devido seguro.

10– A Mitra, por razões de cuidados pela saúde pública, não autoriza a realização de velórios na Igreja Matriz, nas Comunidades e nos salões de festas, o que pode gerar responsabilidade à entidade. No entanto, em casos de necessidades especiais, fica a critério do Pároco. È conveniente que a realização de velórios deve-se restringir aos espaços próprios para tal finalidade.

11– A emissão de cheques sem fundos, ou o não pagamento em dia das contas geram bloqueios desagradáveis em diversos órgãos. Cuide-se de cumprir os compromissos assumidos.

12– Lembramos que o empréstimo ou aluguel de salões paroquiais ou de Comunidades para promoções lucrativas particulares, assim como de partidos políticos, devem ser examinadas pelo pároco e seus conselhos. Recomendamos que no caso de aluguéis, seja mediante contrato.

13– Nenhuma construção pode ser feita sobre patrimônio da Mitra sem a devida autorização dos órgãos competentes, Prefeituras e CREA.

14– Nenhum bem imóvel de Paróquias ou Comunidades pode ser vendido sem a prévia autorização da Diocese. Os contratos de promessa de compra e venda somente podem ser assinados pelo bispo ou seu procurador.

15– As admissões e demissões de funcionários(as) das paróquias são de competência exclusiva dos párocos, orientados pela Rosimere Rodrigues, da Contabilidade ou do Contador que presta serviço para a Paróquia.

16– Antes de contratar qualquer pessoa, seja como funcionário autônomo (RPA) ou como em regime de CLT, fazer contatos com o Departamento de Pessoal da Mitra, com Rosimere Rodrigues, para receber instruções a respeito dos procedimentos legais ou diretamente com o seu Contador que presta serviços para a Paróquia.

17– Os boletins de caixa da Matriz e Comunidades devem ser devidamente assinados pelo pároco e o Tesoureiro, antes de serem enviados à Contabilidade da Cúria para serem válidos.

18– Sempre que houver alguma notificação de ordem judicial ou de órgãos públicos em geral, em nome da paróquia ou de Comunidades, comunique-se imediatamente com a Cúria Diocesana para que tome conhecimento do teor da notificação e encaminhe as providências necessárias.

19– Os membros dos conselhos não estão autorizados a assinar documentos que possam comprometer a Mitra (contratos, promessa de compra ou venda, notificações de órgãos públicos, etc.).

20– Com frequência as Paróquias recebem boletos vindos de sindicatos diversos para serem pago, evite pagar tais boletos, consulte antes o seu contador.

21– Recomendamos atenção quando receberem propostas por telefone a respeito de “Guias Telefônicos” ou “Anúncios em Guias Telefônicos”. Não forneça nenhum dado e não aceite nenhuma proposta.

22- Lembramos que todos os padres devem providenciar o plano de saúde e INSS. O valor deve ser pago pela respectiva paróquia.

23– Nenhuma Paróquia poderá ter funcionários sem carteira assinada.

24– Em relação à autonomia financeira da Diocese: será mantida por contribuições determinadas conforme abaixo: Contribuição mensal – 20% do Dízimo recebido, 10% dos aluguéis recebidos, 10% da renda bruta das Festas.

24.1. – Coletas Especiais: Campanhas da Fraternidades – coleta integral do Domingo de Ramos; Lugares Santos – coleta integral da 6ª Feira da Paixão; Óbulo de São Pedro – coleta integral do dia do Papa; Missões – coleta integral do Dia das Missões; Evangelização – coleta integral no III domingo do advento.

24.2. As Campanhas Especiais, a saber, Festival de prêmios, Carnê promocional, eventos, almoços, etc, realizados pelas comunidades deverão ser lançados no livro caixa.

25– Ter cuidado na hora de efetuar compras, conferir se de fato a nota fiscal esta sendo emitida com o CNPJ da paróquia em questão;

26– Solicitamos que seja feita a atualização das contas de água, telefone e luz com o CNPJ correto da paróquia corresponde.

27- Cada Paróquia deverá disponibilizar em local visível o Quadro de Horário de Trabalho dos Funcionários, devidamente assinado pelo padre Responsável.

28- Cada Paróquia e Setores da Mitra deverá ter o livro de ponto dos funcionários e cada funcionário deverá assinar rigorosamente seu ponto.

29– Em resumo, chamamos atenção para os seguintes itens:

•  Enviar o mais organizado possível, ou seja, notas e recibos na ordem do lançamento, sendo informado sua classificação de acordo com o Demonstrativo Financeiro Padrão (DFP),
•  Quando pagar contas com cheque o valor tem que ser exato, caso não seja e sobre ou falte esse cheque deve ser colocado como reforço de caixa;
•  Informar quando depósito ou cheque a que se refere para ser classificado na conta certa;
•  Recibos e Notas Fiscais legíveis;
•  Em hipótese alguma receberemos orçamentos e /ou pedidos;
•  Notas e recibos dentro do mês, não podem ser contabilizados fora da data;
•  Não aceitaremos recibos de empresas, apenas Nota Fiscal, só receberemos recibos da Própria Diocese ou Paróquias e demais Instituições vinculadas a Igreja que não emitem Nota Fiscal;
•  Em 2015, não podemos ter nenhum  Funcionário sem o devido registro;
•  Recibos com explicação bem clara, com nome completo, CPF ou CNPJ e assinatura Legível (não rubrica);
•  Não aceitaremos comprovante de compras com cartão de crédito sem a Nota Fiscal;
•  Conferir as notas antes de enviar para o setor de contabilidade da Mitra, pois, estão vindo com muitos erros e faltando algumas notas, inclusive aquelas paróquias que já estão incluindo no demonstrativo padrão, a movimentação financeira das comunidades;
• De acordo com a Legislação Trabalhista não é permitido pagamento para funcionários de hora extra sem o devido registro na Folha de Pagamento e deverá ser dentro do limite permitido por lei, caso tenha dúvidas, consultar a Responsável pela Contabilidade (Rosimere Rodrigues);
• Informar à Cúria Diocesana, via correio ou e-mail curiadevalenca@uol.com.br, aos cuidados da Sra. Helena,  os depósitos efetuados com o comprovante bancário e cópia do Boletim Mensal.